Il calendario
Fissare appuntamenti che restano attaccati alla scheda del cliente, conferme e promemoria automatici, disponibilità e chi non si presenta.
Tutti gli appuntamenti con i clienti si fissano nel calendario del sistema. Il motivo non è l’ordine: è che così restano attaccati alla scheda del cliente, e conferme e promemoria partono da soli invece di dipendere da chi si ricorda di mandarli.
I tipi di appuntamento
Ogni tipo ha regole proprie — durata, luogo, colore, pausa prima e dopo, persone che possono gestirlo. Una chiamata conoscitiva di quindici minuti e una riunione in sede non sono la stessa cosa e non devono avere le stesse regole.
I tipi si decidono in fase di configurazione; nella maggior parte delle aziende sono qualcosa come una telefonata di consulenza, un incontro in sede, una presentazione e un richiamo programmato.
Fissare un appuntamento
- Dalla scheda del contatto, oppure dal calendario: nuovo appuntamento.
- Scegli il tipo giusto, poi data e ora fra le disponibilità libere.
- Salva. Il cliente riceve subito la conferma: non devi scrivergli a mano.
C’è anche la strada opposta, ed è quella che fa risparmiare più tempo: mandi al cliente il collegamento di prenotazione. Sceglie lui fra gli orari liberi e l’appuntamento entra in agenda già assegnato alla persona giusta, con la scheda del contatto collegata. Nessuno deve trascrivere niente.
Che cosa fa il sistema da solo
- Manda la conferma al cliente appena l’appuntamento è fissato.
- Manda i promemoria prima dell’appuntamento — di norma il giorno prima e un’ora prima.
- Avvisa te per ogni prenotazione, spostamento o annullamento.
I promemoria sono la differenza fra un’agenda piena e un’agenda che sembra piena.
Dopo l’appuntamento
- È andato: aggiorna la scheda della trattativa e aggiungi una nota con l’esito.
- Il cliente non si è presentato: segnalalo invece di lasciare l’appuntamento com’era. Da lì il sistema apre il promemoria per riprogrammare e contatta il cliente per rifissare.
Un’ora liberata all’ultimo momento si può ancora usare, ma solo se qualcuno lo sa.
La tua disponibilità
- Vedi la tua settimana nel calendario; chi coordina vede quella di tutti.
- Tieni aggiornate le tue fasce di disponibilità, cioè gli orari in cui sei prenotabile. Si impostano una volta e valgono per il collegamento di prenotazione: sono quello che il cliente vede quando sceglie.
- Se usi già un’agenda personale, chiedi di collegarla. La sincronizzazione va nei due sensi: un impegno privato del pomeriggio blocca quell’ora anche qui, così non ti ritrovi due persone alla stessa ora.