Contratti
Archivio dei contratti con stato, condizioni economiche, documento firmato e scadenza, collegati al cliente.
- Sai in ogni momento quali contratti scadono nei prossimi due mesi
- Il contratto si compila con i dati che hai già nella scheda cliente
- Firmi per email, senza stampare, scansionare e rispedire
Un archivio, non una cartella di PDF
Un contratto qui è una scheda con dei campi, non un file dentro una cartella condivisa. Un cliente può averne quanti ne vuole e li vedi tutti dalla sua pagina. Ogni contratto porta la tipologia, il fornitore, la data di attivazione, la durata e quindi la scadenza, e sotto le condizioni economiche: canone, costi fissi, costi variabili, sconti applicati, modalità e cadenza di pagamento.
Il vantaggio non è estetico. Un archivio a campi si filtra e si somma: tutti i contratti attivi di un certo tipo, quelli sospesi, quelli che scadono a marzo, quanto valgono. Una cartella di PDF non risponde a nessuna di queste domande.
Questa parte si attiva per seconda, quando contatti, trattative e canali sono già in uso tutti i giorni. E prima di prometterla si verifica che l’archivio strutturato sia disponibile sulla tua configurazione: se manca, se ne riparla prima di cominciare e non a lavori avviati.
Dalla bozza alla chiusura
Ogni contratto attraversa stati dichiarati: bozza, in attesa, attivo, in revisione, sospeso, chiuso. Lo stato non è un’etichetta di colore, è quello che decide cosa succede dopo. C’è anche l’esito della verifica — in verifica, accettato, rifiutato — e un contratto rifiutato senza motivazione apre un promemoria a chi lo ha gestito. È la piccola disciplina che tre mesi dopo ti fa capire dove si inceppa il processo.
Firma e documenti
Il contratto si genera da un modello con la tua grafica, riempito con i dati che stanno già nella scheda del cliente e nelle condizioni economiche: niente da ricopiare a mano, niente errori di trascrizione. Parte per email e il cliente accetta con firma elettronica dallo stesso messaggio. Quando firma, il contratto passa allo stato successivo da solo, il documento resta allegato e chi segue la pratica viene avvisato.
Va detto: è firma elettronica semplice, adatta alla gran parte dei contratti commerciali. Se il tuo settore richiede la firma digitale qualificata, quella si gestisce con uno strumento dedicato e va valutata a parte.
Le scadenze te le ricorda il sistema
A sessanta, trenta e sette giorni dalla scadenza partono l’avviso interno a chi segue il cliente e il messaggio al cliente stesso. Il rinnovo crea il nuovo contratto con le date aggiornate e chiude il precedente, mantenendo la storia. Un contratto scaduto senza rinnovo non sparisce: passa in revisione, e resta visibile finché qualcuno decide cosa farne.