Calendario

Ogni impegno ha le sue regole

Una chiamata conoscitiva di quindici minuti e una riunione in sede di un’ora non sono la stessa cosa e non devono avere le stesse regole. Ogni tipo di appuntamento ha la sua durata, il suo colore, il suo luogo, la pausa che vuoi tenere tra un impegno e il successivo e le persone che possono gestirlo. Se il tipo è distribuito su più colleghi, le richieste si assegnano a turno, senza che nessuno debba smistare.

La disponibilità è personale: ogni venditore dichiara le proprie fasce e il sistema propone al cliente solo quelle. E si collega all’agenda che la persona usa già, Google o Outlook, in entrambe le direzioni: un impegno privato del pomeriggio blocca quell’ora anche qui, quindi non ti trovi due persone alla stessa ora.

Il cliente prenota da solo

C’è una pagina pubblica di prenotazione, con la tua grafica, che puoi mettere sul sito, in firma alle email o mandare in chat. Il cliente sceglie tra gli orari liberi e l’appuntamento entra in agenda già assegnato alla persona giusta, con la scheda del contatto collegata. Nessuno deve trascrivere niente.

Conferme, promemoria e chi non si presenta

Alla prenotazione parte subito la conferma al cliente, su WhatsApp e via email, con data, ora, luogo e il collegamento per spostare o annullare. Chi segue l’appuntamento riceve la notifica interna nello stesso momento.

Poi arrivano i promemoria: uno il giorno prima e uno un’ora prima. Sono la differenza tra un’agenda piena e un’agenda che sembra piena.

Se l’appuntamento salta comunque, la cosa non finisce lì: chi lo seguiva riceve un promemoria da lavorare e al cliente parte un messaggio per riprogrammare. Gli annullamenti aggiornano lo stato dell’appuntamento e avvisano subito, così l’ora liberata si può rivendere invece di scoprirla vuota.